Binnen Office 365 heb je vier manieren om e-mailadressen met anderen te delen. In dit artikel legt Noëll je uit welke optie bij jou past.
- 1 Gedeelde Postvakken (gratis)
- 2 Distributielijst (gratis)
- 3 Groep (gratis)
- 4 Account (Office licentie vereist)
1 Gedeelde Postvakken
Als je een mailbox met anderen wilt delen, dan is een gedeelde mailbox de beste optie om aan te maken.
1.1 Hoe werkt een gedeelde mailbox?De Gedeelde Mailboxen zijn mailaccounts die aan de persoonlijke mailaccounts van je collega's worden gekoppeld. Je benadert de gedeelde mailboxen via office.oulook.com of via de Outlook app nadat je de mailbox in stap 1.2 hebt toegevoegd. Beheerders kunnen via admin.microsoft.com nieuwe mailboxen aanmaken en delen via het kopje 'Groepen' en dan 'Gedeelde postvakken' zoals je in deze video ziet.
1.2 Hoe krijg ik toegang?In Outlook kun je een gedeelde mailbox toevoegen door met de rechtermuisknop op 'Mappen' en dan op 'Gedeelde map toevoegen' te klikken, zoals je ziet in deze video. Deze stap heb ik gisteren voor alle commissieleden uitgevoerd. In de Outlook-app volg je deze stappen om de gedeelde mailbox toe te voegen.
1.3 Hoe stuur ik mails namens de gedeelde mailbox?Beantwoord je een mail, dan stuur je de mail namens jezelf. Stuur je een mail namens de commissie, dan moet je de afzender aanpassen door het 'Van'-mailadres in Outlook te wijzigen. Op 0:33 van deze video zie je hoe je het 'Van'-adres wijzigt.
1.4 Hoe weet ik dat er nieuwe mailberichten zijn?Volgens Microsoft door handmatig in de inbox te kijken. Wil je dit automatiseren, dan kun je Power Automate gebruiken om automatisch een notificatie te krijgen als er een nieuwe mail binnenkomt.
2 Distributielijst
Je maakt een distributielijst als je mails naar een groep mensen wilt doorsturen. Iedereen in die distributielijst ontvangt de mail dan op zijn of haar persoonlijke mailadres. Dit is met name handig om mededelingen binnen je bedrijf rond te sturen.
3 Groep
Groepen zijn een manier om met anderen samen te werken aan projecten. Want naast een eigen mailadres, heb je óók een Teams kanaal, gedeelde agenda en een Sharepoint site die je kunt gebruiken om te vergaderen, bestanden te delen en activiteiten te plannen. Het toevoegen van leden is makkelijk door via admin.microsoft.com op het kopje 'Groepen' en dan 'Actieve groepen' in de linkerzijbalk te klikken.
Een groep is, in de bewoording van Microsoft, bedoeld om samen te werken binnen projecten. Een gedeelde mailbox is bedoeld om ondersteuningsadressen en recepties toegang te geven tot dezelfde mailbox. En daar zit nou net het grote verschil in: gaat het om formele zaken, zoals contracten, offertes en afspraken, dan raden we het af om een groep te gerbuiken. p Microsoft.com is veel informatie te vinden over deze verschillen.
4 Account
Wil je het mailadres écht afbakenen met inloggegevens, dan kun je een Office 365 account aanmaken voor het e-mailadres en dat wachtwoord rondsturen binnen je team. Dit is echter wel minder veilig en vereist een extra Office 365 licentie.
Vragen?
Wil je meer weten, keer dan terug naar het overzicht, bekijk de informatie van Microsoft over gedeelde mailboxen (aanbevolen) of neem contact met ons op via de klantenservice.